Contentkalender maken voor meerdere klanten

Een contentkalender is een overzicht van wat je wanneer publiceert, op welk kanaal en voor wie. Werk je voor meerdere klanten, dan heeft die kalender twee lagen: per klant een kalender met de eigen merkstem en goedkeurronde, en één overzicht van al je klanten samen, zodat je ziet wat er deze week van je team gevraagd wordt.

Dit artikel laat zien hoe je die opzet maakt, voor vijf tot vijftien klantmerken. Verderop staan de inhaakdagen van 2027 en een gratis template voor Excel en Google Sheets. Wil je de kalender niet met de hand bijhouden, dan kan Clyde de posts per klant plannen en je klant laten goedkeuren.

Wat is een contentkalender?

Een contentkalender beantwoordt vier vragen over elk stuk content: wat het is, waar het verschijnt, wanneer het live gaat en in welke fase het zit. Voor één merk is dat een lijstje. Voor een bureau met tien klanten is het het hart van de week: het bepaalt wie wat maakt, wat er bij welke klant ter goedkeuring ligt en wat te laat dreigt te komen.

Het verschil met de planning voor één merk zit in drie dingen. Elke klant heeft een eigen stem, dus een post die voor de ene klant goed is, is voor de andere fout. Elke klant heeft een eigen goedkeurder, met een eigen tempo. En je team werkt voor al die klanten tegelijk, dus de kalender moet laten zien hoeveel werk er per week op het bord ligt, niet alleen per klant.

Wat zet je in een contentkalender?

Per stuk content heb je genoeg aan deze kolommen:

• Datum waarop het live gaat, en de week.
• Klant, zodat je kunt filteren.
• Kanaal: Instagram, LinkedIn, blog, nieuwsbrief.
• Onderwerp in een paar woorden.
• Format: post, carrousel, video, artikel.
• Status: van idee tot geplaatst.
• Maker: wie het maakt.
• Naar klant op en goedgekeurd op, zodat je ziet hoe lang iets bij de klant ligt.
• Link naar het stuk zelf, in je ontwerptool of document.

Per klant leg je één keer de basis vast, los van de planning: de merkstem in drie zinnen, de doelgroep, de kanalen, het aantal posts per week, wie bij de klant goedkeurt, hoeveel dagen die daarvoor nodig heeft en welke woorden nooit mogen. Dat is het deel dat anders in iemands hoofd zit, en dat verdwijnt zodra die persoon ziek is of vertrekt.

Hoe maak je een contentkalender voor meerdere klanten?

1. Leg per klant de basis vast. Merkstem, doelgroep, kanalen, goedkeurder en doorlooptijd. Eén regel per klant is genoeg.
2. Kies per klant een vast ritme. Hoeveel posts per kanaal per week. Houd het haalbaar: drie posts die op tijd zijn goedgekeurd, zijn meer waard dan vijf die blijven hangen.
3. Zet de vaste momenten erin. Feestdagen, de inhaakdagen die bij de klant passen, campagnes en de drukke en stille periodes van de klant zelf.
4. Plan terug vanaf de publicatiedatum. Heeft een klant drie werkdagen nodig om goed te keuren, dan moet een post voor maandag op woensdag de week ervoor bij die klant liggen. Bij meerdere klanten gaat het hier het vaakst mis.
5. Houd één planning voor al je klanten bij. Eén lijst met een kolom Klant werkt beter dan een los bestand per klant. Filter op een klant voor de kalender van die klant, haal het filter weg voor de week van je team.
6. Kijk elke maand terug. Wat werkte per klant, wat bleef hangen en waarom. Pas daarna het ritme aan, niet tussendoor.

Stap 5 is de belangrijkste keuze. Met een los bestand per klant zie je niet dat drie klanten in dezelfde week een campagne willen, en dat je team die week dus vol zit. In één planning zie je dat meteen.

Waar loopt het vast bij meerdere klanten?

Zelden bij het maken, meestal bij de goedkeuring. Een post is in een uur gemaakt en ligt daarna vier dagen in de mailbox van een klant. Bij één klant los je dat op met een belletje. Bij twaalf klanten heb je afspraken nodig.

• Eén goedkeurder per klant. Niet "het team van de klant", maar één naam. Leg vast wie dat is en hoeveel dagen die nodig heeft.
• Een vast moment. Stuur de content van volgende week op een vaste dag in één keer naar de klant, in plaats van los per post. Dan weet de klant wanneer er iets komt.
• Geen stilzwijgend akkoord. Zonder ja gaat er niets live. Komt het ja niet op tijd, dan schuift de post op, of je zet er een post in die de klant eerder al goedkeurde.

Houd bij wanneer iets naar de klant ging. Na een maand zie je per klant hoe lang goedkeuren echt duurt, en dat getal zet je terug in de basis van die klant.

Een weekritme voor je team

Een vast ritme maakt de kalender voorspelbaar, voor je team en voor je klanten. Dit ritme kun je als begin gebruiken:

• Maandag: de planning van volgende week afmaken, per klant.
• Dinsdag en woensdag: maken.
• Donderdag: alles voor volgende week in één keer naar de klanten.
• Vrijdag: verwerken wat terugkomt en inplannen wat is goedgekeurd.

Elke klant krijgt zo op dezelfde dag zijn content, en op vrijdag weet je wat er volgende week live gaat. Een klant die meer tijd nodig heeft, krijgt zijn content een week eerder, in hetzelfde ritme.

Inhaakkalender 2027

Inhaken is content maken bij een moment dat iedereen al kent: een feestdag, een themadag, een vakantie. Het werkt alleen als het moment bij het merk past. Een accountantskantoor met een Halloween-post valt op om de verkeerde reden. Kies dus per klant, en laat de rest leeg.

Hieronder staan de feestdagen, themadagen, weken en schoolvakanties van 2027, gecontroleerd op 6 november 2026. De schoolvakanties komen van de Rijksoverheid. Voor de voorjaars- en herfstvakantie zijn dat adviesdata: scholen mogen ervan afwijken. De ramadan, het Suikerfeest en het Offerfeest zijn verwacht en kunnen een dag verschuiven, omdat ze van de maan afhangen. De datum van de intocht van Sinterklaas was op 6 november 2026 nog niet bekend.

Dodenherdenking staat erin omdat je hem in je planning moet zien, niet om erop in te haken: plan die dag geen commerciële posts.

Gratis template: contentkalender voor meerdere klanten

Het template is een Excel-bestand met vijf tabbladen:

• Uitleg: hoe je het gebruikt.
• Klanten: de basis per klant, met drie voorbeeldklanten.
• Planning: één regel per stuk content, voor al je klanten. Klant, kanaal, format en status kies je uit een lijst.
• Status per klant: telt vanzelf wat er per klant in elke fase zit, zodat je ziet waar het vastloopt.
• Inhaakdagen 2027: de tabel hierboven, met een kolom om per moment te noteren bij welke klant het past.

Je downloadt het zonder je e-mailadres achter te laten. In Google Sheets open je het via Bestand, Importeren. Gebruik het voor je eigen bureau en voor je klanten, zoals je wilt.

Download het template (Excel)

Wanneer een spreadsheet niet meer volstaat

Een spreadsheet werkt goed zolang één persoon hem bijhoudt. Hij knelt op drie plekken: de goedkeuring loopt via de mail en je zet de status met de hand om, de posts moeten daarna nog in een planningstool, en wat per klant werkte zit in iemands hoofd in plaats van in de kalender.

Op dat punt kies je software. Dat kan een planningstool zijn met goedkeuren erin; in de tooltabel voor bureaus staan er een paar met prijs. Wij bouwen zelf Clyde, de AI-collega van FutureMarketingAI. Clyde toont de content van al je klanten in één kalender, met een filter per klant, en je klant keurt goed of af in zijn eigen portaal. Clyde onthoudt per klant de merkstem en wat werkte, zodat de planning van de volgende maand daarop voortbouwt.